Monimutkaisia palveluja tai tuotteita myytäessä ongelma on kaikessa yksinkertaisuudessaan tämä: myyntiprosessi tuottaa liian kalliisti kauppoja.

Se tuottaa kauppoja liian kalliisti, koska:

1. Tarjousten tuottaminen kestää liian kauan ja kuluttaa liikaa resursseja.
2. Tuotettujen tarjousten laatu vaihtelee tarpeettomasti ja hallitsemattomasti.
3. Prosessi ei sisällä itsekorjaavaa mekanismia, vaan samat juuriongelmat toistuvat jatkuvasti.

Uuden näkökulman ongelman ratkaisemiseen tarjoaa lean manufacturing. Lean -näkökulmasta myyntiprosessin voi nähdä tuotantoprosessina, joka valmistaa Deal -nimisiä tuotteita.

Diilien valmistuksessa on käytettävä mahdollisimman vähän resursseja, tuotettava vähän hukkaa ja saatava laadukas lopputulos. Aivan samoin autotehtaassa valmistusaika on minimoitu, resursseja käytetään vain tarvittava määrä, hukkapaloja syntyy vähän ja tuote on tasalaatuinen – silti tuote on asiakkaan tarpeisiin varusteltu.

Millainen sitten mahtaisi olla lean-myyntiprosessi?

Tavoite: Myyntiprosessi on koneisto, joka tuottaa diili -nimisiä tuotteita. Tuo koneisto kuluttaa liidejä sekä tiettyjä muita resursseja, kuten myyjien, asiantuntijoiden ja asiakkaiden aikaa. Keskeiset tuotantopanokset ovat eri ihmisiltä saatu tieto, huomio ja päätökset.

Koneiston tavoitteena on tuottaa mahdollisimman hyvä diili.

Ihanne on, että 1) ostava asiakas saa tuotteen heti, juuri sellaisena kuin haluaa ja 2) myyjä saa kaupan heti, juuri kuten haluaa. Myyjä siis saisi diilin aikaiseksi juuri nyt vapaana olevilla resursseilla.

Tietenkään tämä ei toteudu. Mutta tarkoitus onkin päästä lähelle tätä ideaalia.

Keinot: Kaksi keskeistä lean-työkalua:

Value stream mapping – tunnistat kaikki tarvittavat vaiheet, jotka johtavat onnistuneeseen deal-tuotteeseen. Teet tämän usein käymällä ketjua taaksepäin läpi ja tunnistamalla kunkin vaiheen, tarvitut resurssit, odotteluajan ja tuotetun syötteen seuraavaan vaiheeseen. Visualisoit nämä.

Kanban – taulu, jossa esität prosessin kulun visuaalisessa muodossa. Tavoitteenasi on eliminoida kaikki turha tekeminen ja tunnistaa pullonkaulat. Teet vain tarvittavan, jotta seuraava vaihe pääsee eteenpäin. Tiimi käsittelee taulun avulla yhdessä kehitysehdotuksia ja seuraa jatkuvasti operatiivisen prosessin etenemistä. Keskeistä on työvaiheiden pilkkominen niin, että yhdessä vaiheessa ei ole liikaa tekemistä. Tehdään vain tarvittava syöte seuraavaa vaihetta varten.

Oma kokemuksemme eCraftilla on, ettei pidä väkisin puskea asioita eteenpäin, vaan katsoa kokonaisuutta ja sitä, missä on tilaa ja tarvittavat syötteet tehdä jokin vaihe valmiiksi.

Laaduntarkkailu: Huonot liidit kannattaa tappaa mahdollisimman ajoissa! Jokainen tarjousta kohti etenevä valmisteluvaihe maksaa. Diili, joka kuolee viime metreillä, on deal-tuotteen tuotantoprosessin epäonnistuminen. Se tulee aina kalliiksi.

Paitsi lopputuotteen laatu (onnistunut diili), myös itse prosessin laatu on tärkeä. Lean-myyntiprosessi on laadukas, kun se sisältää vähemmän työtä, odottelua ja resurssien hukkaamista.

Mikä muuttuu? Saat hallittavuutta ja käynnistät itsekorjaavan mekanismin.

Kun on kyse monimutkaisten palvelujen ja tuotteiden kauppaamisesta, nykyisillä myynninohjauksen menetelmillä et pysty aidosti mittaamaan myyntiprosessisi tehoa. Näet kyllä, kuinka moni liidi johtaa kauppaan (lead conversion rate). Mutta silloin vertaat keskenään hyvin erityyppisiä projekteja. Teet niin isoja yksinkertaistuksia, että menetät otteen projektien todelliseen sisältöön. Saat käteesi pelkkiä numeroita, jotka kertovat lopputuleman, mutta eivät auta kehittämään prosessia.

Lean-ajattelua seuraava myyntiprosessi mahdollistaa itse prosessin mittaamisen, ei vain lopputulemien. Näet, kuinka voit parantaa prosessia, koska resurssitörsääjät ja aikasyöpöt vaiheet tulevat näkyviksi. Ensimmäiset harjoitukset voit hyvin tehdä kynällä, whiteboardilla ja post-it lapuilla. Itse asiassa, koko homman voi hoitaa ilman it-projektia.

Olemme kokeilleet tätä ja saaneet myönteisiä ensikokemuksia. Toivon, että saamme tätä kautta tehtyä enemmän tarjouksia kuukaudessa, vähemmän rukkasia kuukaudessa ja tätä kautta liikevaihtoa ylös.