Excelin rajat tulevat ennen pitkää vastaan ja riski kasvaa, että jotain menee pieleen. Niinpä yritys haluaa kunnon sovelluksen (juuri tätä termiä kuulee useimmin), joka tekee saman asian. Alati toistuva lähtötoive on ”Korvataan hyvin palvellut mutta vanhentunut työkalu nopeasti uudemmalla teknologialla. Säilytetään samanlainen toiminnallisuus.”

Kantapään kautta olemme oppineet, että jo tässä vaiheessa projektipäällikön hälytyskellon pitää soida:

1. Nopeasti: Lähtöolettamus on, ettei tämä kovin iso homma voi olla, kun tuo nykyinenkin Excel-työkalu on kehitetty talon sisällä oman työn ohella. Sisäinen työhän tunnetusti ei maksa mitään!

Laskelma kuitenkin kertoo, että jos joku on käyttänyt kehitystyöhön 25 % omasta työajastaan 8 vuoden ajan, niin se on yli 2 kokonaista miestyövuotta. Osa siitä on ollut tukea ja ylläpitoa, mutta kyllä kehittämiseenkin on mennyt pitkä penni. Onko asiakas valmis panostamaan saman verran uuteen?

2. Korvataan uudella samanlaisella: Käsite samanlainen on varsin subjektiivinen. Näissä hankkeissa on aina joku tärkeä olettamus, joka jää sanomatta ääneen kun projekti lähtee liikkeelle.

Esimerkki tosielämästä: Vanhassa järjestelmässä oli bugi, joka oli mahdollistanut, että eräs yksikkö toimi eri tavalla kun muut. Kun uudessa järjestelmässä ei ollut vastaavaa bugia, niin tuli valitusta, että ”eihän tämä ole samanlainen kun vanha”. Tähän se usein kiteytyy. Toiminnallisuuden määrittely ei enää painakaan vaakakupissa yhtä paljon kuin se, että uuden pitää olla täsmälleen samanlainen, bugia myöten.

3. Toiminnallisuus: Vanhan järjestelmän toiminnallisuudesta ei ota erkkikään selvää.

Takana on kymmenen vuoden käyttökokemus ja jatkuva pienkehitys. Ratkaisussa on miljoona pientä yksityiskohtaa, jotka eivät ole kenenkään muistissa, eivät dokumenteissa, eivätkä ne tule ilmi, kun määritellään miten uuden, korvaavan järjestelmän tulisi toimia.

Sen sijan nämä erikoisuudet paljastuvat kyllä testivaiheessa tai tuotannossa, kun joku huomaa, ettei enää voi tehdä täsmälleen samalla tavalla kun aikaisemmin. Excelin vapaus salli omat viritelmät, mutta nyt tuo mahdollisuus on poistunut. Palaute on suorasukaisen kielteistä.

Nämä asiat on huomioitava ennen projektiin ryhtymistä. Kaikille pitää olla selvää, että uudesta ei tule 100 %:sen samanlainen. Hyvät osat säilytetään, mutta myös uudistuksia tehdään. Samoin pitää varmistaa, että aikataulu on realistinen.

Varmaa on, että Excel-pohjainen hässäkkä poksahtaa tietyssä vaiheessa, kun sen ylläpito ei enää onnistu. Mutta uusikin sovellus aiheuttaa poksahduksen. Se tapahtuu ihmisissä, kun heidän vanhat viritelmänsä eivät enää päde. Se on silti parempi vaihtoehto, sillä siihen voi varautua ja sen voi suunnitella ja selittää etukäteen. Hyvällä hoidolla jäljelle jää vain pieni tussahdus.