Jos pomon kännykältä kestäisi minuutin verran (joskus enemmän, ikinä ei tietäisi varmasti) yhdistää haluttuun numeroon, hän nakkaisi moisen rakkineen seinään.

Sama pomo voi kuitenkin naureskella kaltaisiemme it-talojen ja järjestelmäintegraattoreiden esittämille laskelmille. Niille, joissa osoitamme, kuinka hänen liiketoimintajärjestelmänsä huono työnkulku ja onneton käyttöliittymä ryöväävät tuhansia tunteja työaikaa.

Järjestelmä toimii kyllä. Mutta liian hitaasti ja vaikeasti.

Kymmenen minuuttia turhaa odottelua tai hidasta työtä päivässä, joka päivä, sadan käyttäjän organisaatiossa tekee reilut kolmetuhatta työtuntia vuodessa. Hukkaan!

Ja tuo oli vielä hyvin lievä esimerkki.

Uusin tutkimus osoittaa, että ongelma on erittäin yleinen.

Compuwaren toimeksiantamassa tutkimuksessa kysyttiin 588 yrityksen johdolta, ovatko he tyytyväisiä SAPin suorituskykyyn ja vasteaikoihin. Tutkitut maat olivat Yhdysvallat, Saksa, Ranska, Iso-Britannia, Italia, Espanja, Belgia ja Hollanti.

Lähes puolet vastaajista oli tyytymättömiä.

Ei hyvä. Kun toiminnanohjaus tökkii – olipa kyseessä SAP tai joku muu järjestelmä – koko liiketoiminta kärsii. Tuhansia tai kymmeniä tuhansia työtunteja palaa hukkaan.

Siihen ei luulisi kenelläkään olevan varaa.

Ongelma kun on helposti korjattavissakin. Kokonaan uuden toiminnanohjauksen sijaan nykyisen rungon päälle voi tehdä nopeasti ja kohtuukustannuksin uuden käyttöliittymän ja virtaviivaistetun työnkulun.

Takaisinmaksuaika on lyhyt ja riskit hallittavissa.

Mutta ensin pitää ottaa todesta se, että nykyjärjestelmä ryövää työaikaa. Se ei ole häpeä. Organisaatio vain liittyy siihen suureen joukkoon, joka kattaa jo puolet tutkimukseen vastanneista.

Sitten käynnistetään remontti.

Ohjelmistojen hankinta julkisiin organisaatioihin tuottaa surkuhupaisia tuloksia. Turun yliopiston professorit Matti Wiberg ja Reima Suomi kirjoittavat Talouselämässä (TE 39/2010), että ohjelmistohankkijat unohtavat käyttäjät.

Julkishallintoon ostettu ohjelmisto on ongelma, koska sitä ei osata hankkia.

Käyttäjän käyttökokemusta ja käyttöön tuhraantuvaa aikaa ei ole hankintapäätöstä tehtäessä eikä ohjelmiston suunnitteluvaiheessa mietitty juuri lainkaan.

Uusi ohjelmisto saattaa moninkertaistaa työtehtäviin käytetyn ajan. Tuottavuus laskee.

Paraatiesimerkki tästä on professorien mainitsema, yliopistojen käyttämä Travel-matkanhallintajärjestelmä, jota tarvitaan matkamääräyksiin ja matkalaskuihin. Tunnen tapauksen itsekin. Jouduin kosketuksiin tuon häkkyrän kanssa vuonna 2005. Tietotekniikkataustastani huolimatta en osannut käyttää sitä. Edes opastuksen jälkeen.

Kirjoitus paljastaa, että eipä näytä tilanne puolessa vuosikymmenessä korjaantuneen! Kas kun käyttäjien tuhlattua aikaa ei kukaan yliopistoilla mittaa. Eikä julkinen tilaaja osaa vaatia tehokasta ja toimivaa käyttöliittymää.

Tilanne on sama monen muun ohjelmiston osalta. Käyttö tökkii pahasti, vaikka ohjelmisto näennäisesti tekee sen, mitä pitääkin.

Professorit eivät kirjoituksessaan esitä ongelmaan mitään ratkaisua.

Minä esitän: Julkishallinnon ohjelmisto-ostajat, tehkää ostamistanne ohjelmistoista julkisia! Niissä ei ole mitään salaista, joten laittakaa ne kaiken kansan naurettaviksi demoversiona verkkoon.

Palautetta tulee varmasti ja tuo palaute hyvä keino pistää tietotekniikkatoimittajaannekin vauhtia. Häpeän määrä pakottaa heidät parantamaan käytettävyyttä.

Jos tämä tuntuu oudolta, niin miettikääpä kuinka homma toimii kuluttajapuolella. Jokainen meistä voi katsoa, millainen on jonkin kuluttajaohjelmiston käyttöliittymä. Tai Samsungin, Nokian ja Applen uusimman kapulan käytettävyys. Palaute on välitöntä. Huonot ratkaisut kuolevat nopeasti ja pakottavat valmistajan parantamaan työtään. Parhaat käytännöt jäävät elämään.

Täsmälleen sama julkisuuden periaate toimisi julkishallinnon ostamien ohjelmien parantamisessa.

Julkinen ohjelmisto on ongelma ja ratkaisu.

Suomalainen ruoka on olosuhteisiin nähden (lyhyehkö satokausi, vaihtelevat sääolot, kalliit henkilötyökulut) edullisesti tuotettua. Edullisuuden toteaa juuri julkistettu Elinkeinoelämän tutkimuslaitoksen Etlan tukimus.

Kiitos kuuluu tekniikalle.

Tuotanto on alusta loppuun tietokoneistettua, kuten asiakkaamme Apetit osoittaa. Tehokkuuden lisäksi tämä tuo laatua ja turvallisuutta, koska jokaisen ruokaerän alkuperä ja viljelymenetelmät ovat jäljitettävissä.

Apetit Pakaste Oy kehittää ja valmistaa peruna-, kasvis- ja ruokapakasteita. Yrityksen liikevaihto on viitisenkymmentä miljoonaa euroa ja kotimainen raaka-ainehankinta perustuu perustuu tarkasti valvottuun ja dokumentoituun IP sopimusviljelyyn. Saimme vastikään valmiiksi Apetitin kanssa rakennetun sopimusviljelyn sähköisen työkalun, Apetit viljelijärekisterin.

Kaikki toiminta Apetiti Pakasteen ja sopimusviljelijöiden välillä on tietokoneistettu.

”Kehittyneet järjestelmät mahdollistavat, että pellolta-pöytään -ruokaketju toimii luotettavasti ja mahdollisimman taloudellisesti. Kuluttajille tärkeitä ovat elintarvikkeiden korkea laatu, turvallisuus, jäljitettävyys ja oikea hinta-laatu suhde”, sanoo Timo Mäki, Apetit Pakaste Oy.

Viljelijärekisteri toimii verkossa prosessin alusta loppuun saakka:

• Apetit budjetoi raaka-ainetarpeen tavoitteet sopimuskaudeksi kerrallaan.
• Halukkuuskyselyt viljelijöille – mitä kasvia ja millaisia määriä sopimusviljelijä haluaa viljellä.
• Sopimusehdotukset viljelijöille.
• Sopimusehdot.
• Sopimuksen allekirjoittaminen ja sopimusten yhteenvedot.
• Kasvikohtaiset viljelyohjeet.
• Viljelytietojen dokumentointi lohkokohtaisesti: Tarkkailutiedot (havainnot) rikkakasveista, tuhoeläimistä ja kasvitaudeista
• sekä toteutetut viljelytoimenpiteet: lannoitus, kasvinsuojelu, jne.
• Raaka-aine-erän toimituksen hyväksyminen ja eräkohtainen seuranta: Jäljitettävyys.
• Kasvikohtaisten raaka-aineiden vastaanottotiedot viljelijäkohtaisesti ja kuormien punnitustiedot reaaliaikaisesti.
• Tuotannon seuranta: Valmiin pakastetun lopputuotteen punnitustiedot eräkohtaisesti ja laadun tarkkailutiedot.
• Kasvikohtaisten vastaanotto- ja tuotantotietojen yhteenvedot
• Tilitykset ja tositteet

Tästä eteenpäin pakkauslinjat, varastot ja kuljetus huolehtivat omia järjestelmiään hyödyntäen valmiit tuotteet vähittäiskauppaan ja muille asiakkaille.

En halua edes ajatella, mitä suomalainen ruoka maksaisi, jos tällaisia järjestelmiä ei olisi ja työ hoidettaisiin manuaalisesti!