Useimpien käyttäjien työruudulla on kymmenen eri ohjelmaa, usein enemmänkin. Näitä hän joutuu käyttämään saadakseen viikottaiset työnsä tehtyä. Käyttämisen ilo on tästä järjestelmäviidakosta kaukana.

Kerromme, kuinka järkeistät ja ratkot liiketoimintahaasteitasi vähemmällä softalla.

Aiomme kirjoittaa mm. seuraavista aiheista:

• Käytettävyys – helppokäyttöisyys ja turhan karsinta.
• Keskeisten prosessien tehostaminen:
  -   Myynti on tuotantoprosessi (1, 2, 3) – lean-näkökulman tuoma muutos ja työkalut.
  -   Palveluprosessi lean-näkökulmasta – mitä uutta lean-ajattelu tuo.
  -   After-sales ja elinkaaren hallinta – mistä on fiksut ratkaisut rakennettu.
  -   Hankintaprosessi – mitä olemme oppineet tehokkaasta hankinnasta.
• Master data management (1) – vähemmän mutta fiksummin.
• Simplicity! – yksinkertaistaminen ja sujuvoittaminen.
• Sosiaaliset mediat – ohjelmistoja nekin, joten tarkastelemme niitä tuottavuuden ja yksinkertaistamisen näkökulmasta.

Jaamme niitä kokemuksia ja ajatuksia, joita meillä on tehokkuuden lisäämiseksi.
Vähemmän softaa, enemmän tuottavuutta.

Varsinkaan pienissä projekteissa ei ole tarvetta eikä työpäiviä ryhtyä kikkailemaan käytettävyydellä.

En seuraa jotakin käytettävyysteoriaa. En tee ihmisille testejä. En tarkkaile heitä tekemässä työtään, ellei siihen ole painavaa syytä.

Olen tehnyt ja nähnyt käyttöliittymiä tarpeeksi, jotta tiedän, mikä toimii. Uskon, että sellaisen asiantuntijan asiakaskin haluaa.

Kyllähän näitä norsunluutorneistaan paasaavia user interface experience höpö löpö vuorovaikutussuunnitelma horina jorina -guruja maailmalla riittää. Olen oppinut, että useimmiten kuitenkin riittää, että oma ajatus kulkee ja on nähnyt riittävästi huonoja ratkaisuja, että osaa automaattisesti tehdä järkevän ehdotuksen.

UI-teorioiden taakse on helppo piiloutua. Eikös se vanha sanonta näin mennyt:
Ne tekevät, jotka osaavat. Ne, jotka eivät osaa, opettavat.

Se on uutta bisneskieltä.

Kun Apple valtaa älypuhelinmarkkinoita, jokainen ymmärtää, että Apple myy intuitiivisuutta ja helppokäyttöisyyttä. Asiakkaat rakastavat sitä. Ja maksavat Applelle markkinoiden ylivoimaisesti kovinta katetta.

Nyt Kallasvuokin puhuu sekä sijoittajille että omalle väelleen käytettävyyden tärkeydestä. Sekä hyppäyttää Nokian kokonaisen käyttöjärjestelmäsukupolven yli, jotta yhtiö voisi tehdä intuitiivisempia käyttöliittymiä.

Intuitiivinen käyttöliittymä nostaa myös sinun tietojärjestelmiesi käyttöastetta ja -tyytyväisyyttä. Tai siis nostaisi, ellet olisi uhrannut sitä funktionaalisuuden alttarille.

Mitä se tarkoittaa? Valtaosa käytössäsi olevista tietojärjestelmistä on funktionaalisia. Ne tekevät jotakin hyödyllistä. Itse asiassa ne tekevät koko joukon asioita. Saat niillä aikaan suurin piirtein sen lopputuloksen, jonka haluatkin. Aivan kuten Nokian matkapuhelimilla.

Mutta ongelma on tämä: järjestelmässäsi on valtavan paljon ominaisuuksia. Funktionaalisuutta siis löytyy vaikka muille jakaa. Mutta järjestelmäsi käyttäjä osaa käyttää vain murto-osaa ominaisuuksista. Pahempaa, hän ei osaa tai voi käyttää edes niitä tärkeitä ominaisuuksia tehokkaasti.

Koska järjestelmäsi eivät ole intuitiivisia. Siis:

• Helppoja – osaat käyttää sitä hetkessä ja ymmärrät mistä löydät lisää tietoa. Homma sujuu kuin ajattelematta. Et tarvitse käyttöohjeita tai kursseja päästäksesi vauhtiin.
• Nopeita – pääset suoraan asiaan ilman kiertoteitä ja pitkiä valikkopolkuja. Kaikki tarvittava tieto on fiksussa esitysmuodossa suoraan edessäsi, eikä piilotettuna pitkin sinne tänne aukeavia välilehtiä.
• Mukavia – käyttö tuntuu niin luonnolliselta, että se tuottaa mielihyvää. Hyvällä työkalulla on aina tämä ominaisuus, olipa kyseessä graafikon Photoshop tai kirvesmiehen luottovasara tai verkottuneen asiantuntijan iPhone.

Mutta eikö ole tietojärjestelmien toimittajien hommaa pistää käytettävyysasiat kuntoon? On toki, mutta aika harva it-firma on asiaan oikeasti perehtynyt. Eivätkä asiakkaat ole osanneet vaatia.

Jos kuulut ylimpään johtoon, olit hyvin todennäköisesti mukana toiminnanohjausjärjestelmäsi tai jonkin muun keskeisen liiketoimintajärjestelmän ohjausryhmässä, kun sitä rakennettiin.

Muistele nyt rehellisesti: Kuinka paljon aikaa käytitte sen päättämiseen, mitä funktionaalisuutta (toiminnallisuutta) järjestelmältä edellytätte? Entä kuinka paljon aikaa käytitte miettiäksenne ja testataksenne käytetettävyyttä, järjestelmän intuitiivisuutta ja käytön mukavuutta?

Aivan.

Seuraukset ovat karut. Sata käyttäjää, jokainen hukkaamassa vaikka vain kaksi minuuttia tunnissa epäintuitiivisen järjestelmäsi syövereihin tarkoitaa vähintään 400 tuntia hukattua työaikaa kuukaudessa! Sinne hurahti parikymmentätuhatta euroa rahaa. Sama toistuu joka kuukausi.

Kova hinta pehmoilun karttamiselle.

Osa asioista ei ylipäätään hahmotu muutoin kuin visuaalisesti.

Siksi tietojärjestelmiesi käyttöliittymä on niin keskeinen asia. Keskikokoinen yritys hukkaa vuodessa helposti jopa tuhansia työtunteja puisevan, vaikeakäyttöisen ja epäinformatiivisen tietojärjestelmänsä syövereihin.

Bisnesjärjestelmäsi on usein suunniteltu raportoinnin tarpeisiin. Ne tuottavat numeroita ja kirjaimia siisteihin sarakkeisiin – muutamalle päättäjälle tai kirjanpitäjälle. Valitettavan harva järjestelmä huomioi ihmisen ja hänen tarpeensa tehdä työtään tehokkaammin. Käyttäjä nähdään vain datan syöttäjänä.

Vielä harvempi järjestelmä osaa yksinkertaistaa tarvittavan tiedon nopeaan ja helppoon muotoon.

Ne, jotka osaavat, perustuvat järjestään tiedon esittämiseen kuvamuodossa. Kuvatieto on tehokas keino tukea ja ohjata käyttäjää.

Suunnittele ensivaikutelma positiiviseksi: Käyttäjä muodostaa yllättävän lopullisen mielikuvan webbisivusta, intranetistä tai toiminnanohjausjärjestelmän ruudusta 50-500 millisekunnissa. (Lähde: Dr. Lindgaard, Carleton University, Kanada)

Ohjaa käyttäjän huomio tärkeimpään: Hyvällä suunnittelulla ohjaat katseen ensin tärkeimpiin asioihin. Et jätä käyttäjää harhailemaan tai arvailemaan. Tuet tärkeintä tai todennäköisintä tehtävää, jota käyttäjä pyrkii suorittamaan. Tämä korostuu sitä enemmän, mitä useampi järjestelmä yhden käyttäjän käytettävänä on. Hänen pitää voida keskittyä työhönsä, ei joka järjestelmän erityispiirteiden opetteluun.

Synnytä oivallus: Paloittele, jaottele ja yhdistele monimutkainen tieto kuvaksi, joka kertoo yhdellä silmäyksellä asioiden väliset suhteet tai mahdolliset etenemissuunnat. Mikä olennaisinta, kuva jää mieleen. Ja se, mikä jää mieleen, vaikuttaa toimintaan. Joten näytä, missä logistiikkaketjusi pullonkaula piilee – sen sijaan, että lyöt pöytään numeroa numeron perään.

Nopeuta omaksumista: Kun kiire painaa päälle, käyttäjä arvostaa graafia, joka kirkastaa olennaisen. Yhtä tärkeää, käyttäjä arvostaa kuvaa, jonka hän voi näyttää kollegalle tai asiakkaalle tietäen, että sillä hän vie viestin tehokkaammin perille kuin pitkillä selityksillä. Anna ihmisille kättä pidempää.

Tämäkin blogipostaus toimisi paremmin visualisoituna!

Olli-Pekka Kallasvuo totesikin juuri, että jatkossa Nokia aikoo panostaa erityisesti käytettävyyden parantamiseen. Tästä oli pieni juttu Taloussanomissa, joka kirvoitti heti ryöpyn ”oli jo aikakin, mikseivät aiemmin tajunneet?” -kommentteja.

Huono käytettävyys vaivaa usein myös yrityksesi ohjelmistoja.

Jos kysyt käyttäjiltäsi, saat todennäköisesti aivan samanlaista palautetta kuin Taloussanomien lukijat antoivat Nokialle:

”Joo kökkö käyttöliittymä ei enää myy, kun kilpailijat ovat valovuosia edellä. Pelkkä ominaisuuslista on täysin hyödytön, jos kokonaisuus on jonkin insinöörin kokoon käärimä kaaos.” –Nimimerkki Aivan

”Yllätys – käytettävyyttä pitää parantaa! Eiköhän Kallasvuon kannattaisi laskeutua norsunluutornista ja jutella omien työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa[.]” –Nimimerkki copy copy

Käyttäjät tietävät, mikä järjestelmässäsi mättää. Heillä on asiasta voimakas mielipide. Mitäpä jos kysyisit heiltä, ennen kuin he äänestävät jaloillaan?

It-järjestelmien kohdalla tämä tarkoittaa, että käyttäjät joko jättävät järjestelmän käyttämättä tai yrittävät oikoa sen käytössä tai tekevät vain välttämättömän minimin. Tämä ei ole ihme, sillä monet vaikkapa teollisuuden ohjelmistot ovat käytettävyydeltään jämähtäneet 90-luvun alkuun.

Jos näin on, et saa järjestelmästäsi täyttä hyötyä. Kitka käyttäjän ja työkalun välillä on liian suuri.

Milloin viimeksi testasit järjestelmiesi käytettävyyden?

Tosiasiassa innovaatio voi aivan yhtä hyvin liittyä muotoiluun, käytettävyyteen, palveluun, markkinointiin tai liiketoimintamalliin. Niiden kautta voit löytää kilpailuetusi jopa helpommin kuin ylikilpaillusta tekniikasta.

Ohessa muutamia esimerkkejä.

• Rovaniemeläinen Lappset pärjää muotoilunsa ja käytettävyytensä avulla leikkikenttien kiipeily- ja toimintakalusteiden toimittajana.
• Amazon.com myy tavaraa netissä, ei sen kummempaa. Mutta sen innovaatiot liittyvätkin käytettävyyteen (saitin omat suositukset, vertaissuositukset, yhden klikkauksen ostokset jne.) ja liiketoimintamalliin (asiakas maksaa luottokortilla heti, mutta Amazon maksaa tavarantoimittajille vasta kuukauden, jopa kahden päästä).
• Verkkokauppa.com pärjää yhdistämällä omaperäisellä tavalla nettimyynnin ja fyysiset toimipisteet, jotka toimivat näyteikkunoina ja jakelukeskuksina.
• Afrikan tähti on muotoilu- ja sisältöinnovaatio, joka on käynyt kaupaksi jo 3,5 miljoonaa kertaa.
• Muumit ja Muumimaailma ovat sisältö- ja palveluinnovaatioita. Jotain innovatiivista täytyy olla myös Mauri Kunnaksen tuotannossa, kun se on käynyt vuosikaudet kaupaksi meillä ja maailmalla ja yltänyt pitkälti yli kuuden miljoonan kirjan myyntiin.

Usein tarvitaan kaksi innovaatiota samassa paketissa, ennen kuin ostajat todella innostuvat. Ksylitoli on hieno tekninen innovaatio. Mutta maailmalla se ei ole myynyt ansaitsemallaan tavalla. Minusta on selvää, että läpimurtoa varten se kaipaisi vielä rinnalleen markkinointiin tai käytettävyyteen liittyvän innovaation.