Uuden (tai uudistetun) järjestelmän käyttöönotto on iso juttu. Sekä järjestelmän toimittajalle että sen hankkijalle. Käyttöönotto kulminoituu siihen, oppivatko käyttäjät järjestelmääsi käyttämään. Jos mokaat käyttöönoton, investointisi valuu hukkaan.

Näin tapahtuu koko ajan yhdestä yksinkertaisesta syystä.

Normaali käyttöönottoprojekti on väärä tapa on ottaa järjestelmä käyttöön!

Tiedättehän: suunnittelet käyttöönottoa jo projektin alkuvaiheessa, etenet yksityiskohtiin 6 kk ennen lanseerausta ja sitten vaiheittain käyttäjätuen saattelemana koulutat koko porukan läpi. Ennakoiden ja suunnitelmallisesti.

Se on viime vuosituhannen menetelmä.

Tämä armeijamaiseen kuriin ja järjestykseen perustuva käyttöönottotapa syntyi, kun ihmiset piti pakottaa käyttämään isoja, kankeita ja ei-käyttäjäystävällisiä ohjelmistoja. Tarvittiin suunnitelmallista pakkosyöttöä, koska muuten kukaan ei olisi koskenut moiseen puuroon. Syntyi käyttöönottoprojektien kulttuuri.

On aika luopua siitä.

Oikea tapa ottaa järjestelmä käyttöön on se, että käyttöönotto rakennetaan ohjelmistoon sisään. Softa ottaa käyttäjän kanssa itse itsensä käyttöön.

Ideaalitilanteessa ohjelmisto on niin käyttäjäystävällinen, että se osaa suosittaa vaiheittain uusia asioita ja siivota näkyvistä tarpeettomat, kuten Thomas Wailgum CIO-lehden artikkelissaan kirjoittaa. Tämä korostuu isoissa järjestelmissä, kuten erpeissä.

Viimeistään iPhone todisti, että tämä on mahdollista. Kapulassa on saman verran tehoja ja ominaisuuksia kuin kymmenen vuoden takaisessa erpissä. Silti kukaan ei moiti iPhonea vaikeakäyttöiseksi. Nimenomaan päinvastoin.

Käyttöönoton helppous yksittäisen käyttäjän kannalta ratkaisee järjestelmäsi menestyksen. Ja ainoa oikea tapa tehdä käyttöönotto, on rakentaa se käyttöliittymän sisään.

Tiedän, intuitiivisuus kuulostaa pehmolta. Se ei ole perinteistä bisneskieltä.

Se on uutta bisneskieltä.

Kun Apple valtaa älypuhelinmarkkinoita, jokainen ymmärtää, että Apple myy intuitiivisuutta ja helppokäyttöisyyttä. Asiakkaat rakastavat sitä. Ja maksavat Applelle markkinoiden ylivoimaisesti kovinta katetta.

Nyt Kallasvuokin puhuu sekä sijoittajille että omalle väelleen käytettävyyden tärkeydestä. Sekä hyppäyttää Nokian kokonaisen käyttöjärjestelmäsukupolven yli, jotta yhtiö voisi tehdä intuitiivisempia käyttöliittymiä.

Intuitiivinen käyttöliittymä nostaa myös sinun tietojärjestelmiesi käyttöastetta ja -tyytyväisyyttä. Tai siis nostaisi, ellet olisi uhrannut sitä funktionaalisuuden alttarille.

Mitä se tarkoittaa? Valtaosa käytössäsi olevista tietojärjestelmistä on funktionaalisia. Ne tekevät jotakin hyödyllistä. Itse asiassa ne tekevät koko joukon asioita. Saat niillä aikaan suurin piirtein sen lopputuloksen, jonka haluatkin. Aivan kuten Nokian matkapuhelimilla.

Mutta ongelma on tämä: järjestelmässäsi on valtavan paljon ominaisuuksia. Funktionaalisuutta siis löytyy vaikka muille jakaa. Mutta järjestelmäsi käyttäjä osaa käyttää vain murto-osaa ominaisuuksista. Pahempaa, hän ei osaa tai voi käyttää edes niitä tärkeitä ominaisuuksia tehokkaasti.

Koska järjestelmäsi eivät ole intuitiivisia. Siis:

• Helppoja – osaat käyttää sitä hetkessä ja ymmärrät mistä löydät lisää tietoa. Homma sujuu kuin ajattelematta. Et tarvitse käyttöohjeita tai kursseja päästäksesi vauhtiin.
• Nopeita – pääset suoraan asiaan ilman kiertoteitä ja pitkiä valikkopolkuja. Kaikki tarvittava tieto on fiksussa esitysmuodossa suoraan edessäsi, eikä piilotettuna pitkin sinne tänne aukeavia välilehtiä.
• Mukavia – käyttö tuntuu niin luonnolliselta, että se tuottaa mielihyvää. Hyvällä työkalulla on aina tämä ominaisuus, olipa kyseessä graafikon Photoshop tai kirvesmiehen luottovasara tai verkottuneen asiantuntijan iPhone.

Mutta eikö ole tietojärjestelmien toimittajien hommaa pistää käytettävyysasiat kuntoon? On toki, mutta aika harva it-firma on asiaan oikeasti perehtynyt. Eivätkä asiakkaat ole osanneet vaatia.

Jos kuulut ylimpään johtoon, olit hyvin todennäköisesti mukana toiminnanohjausjärjestelmäsi tai jonkin muun keskeisen liiketoimintajärjestelmän ohjausryhmässä, kun sitä rakennettiin.

Muistele nyt rehellisesti: Kuinka paljon aikaa käytitte sen päättämiseen, mitä funktionaalisuutta (toiminnallisuutta) järjestelmältä edellytätte? Entä kuinka paljon aikaa käytitte miettiäksenne ja testataksenne käytetettävyyttä, järjestelmän intuitiivisuutta ja käytön mukavuutta?

Aivan.

Seuraukset ovat karut. Sata käyttäjää, jokainen hukkaamassa vaikka vain kaksi minuuttia tunnissa epäintuitiivisen järjestelmäsi syövereihin tarkoitaa vähintään 400 tuntia hukattua työaikaa kuukaudessa! Sinne hurahti parikymmentätuhatta euroa rahaa. Sama toistuu joka kuukausi.

Kova hinta pehmoilun karttamiselle.