Tein tänä talvena loistavan hankinnan. Hankin kerrankin kunnon talvisaappaat ”panosta, älä pihistä ” – periaatteella. Hyvän päätöksen ja hyvän hankinnan ansiosta olen taputellut itseäni selkään monena kertana.

Mikä sitten tekee hankinnasta hyvän, miksi taputtelen itseäni selkään?

Olen aiemmin tuijotellut hintalappua ja unohtanut miksi olen kenkiä hankkimassa, mutta tänä talvena perustelin sijoitustarpeen itselleni. Pohdin tarkasti mihin tarkoitukseen kengät hankin, minkälaiset kengät kannattaa hankkia, jotta ne ovat mahdollisimman monikäyttöiset ja palvelisivat minua säässä kuin säässä. Lisäksi pohdin investointini ikää. Laadukkaat nahkasaappaat hyvin hoidettuna palvelisivat minua useamman vuoden, kengät ovat ajattomat ja erinomaisen hyvät jalkaan. Pohdinnan jälkeen tunsin olevani valmis tekemään investoinnin ja kävelin kenkäkauppaan.

Tietojärjestelmähankkeissa muistutan aina muistamaan käyttäjät ja heidän käyttökokemukset. Yksikään käyttämätön järjestelmä ei varmasti hyödytä ketään. Tietojärjestelmiä hankittaessa käytettävyys on avainasemassa, joten on syytä pohtia, miten loppukäyttäjä saa positiivisia kokemuksia ja hyötyjä irti. Tällöin investointi saadaan tuottamaan.

Laadukas järjestelmä kehittyy ja kasvaa yrityksen mukana eikä uusia hankintoja tarvitse heti tehdä. Järjestelmää hankkiessa ei kannata aina tuijotella tiivisti hintalappua. Pelot turhasta investoinnista voidaan poistaa miettimällä hyvin perustelut hankinnalle ja pohtimalla miten tuote aidosti palvelee käyttäjää. Käyttäjät tuskin haluavat luopua järjestelmästä tai sen käytöstä mikäli järjestelmä palvelee juuri heidän tarpeitaan ja helpottaa päivittäistä työtä. Aivan kuten minä en halua luopa saappaistani. Mitä enemmän lunta tänä talvena tuiskusi, sitä enemmän rakastin saappaitani, jotka auttoivat omalta osaltaan minua pienissä arkisissa haasteissani.

Kalleinkaan järjestelmä ei kuitenkaan voi palvella organisaatiota, jos käytettävyyttä ei ole mietitty. Olisihan voinut hankkia Manolon superkalliit korkokengät, mutta tuskin olisivat talvihangessa hirmuisen käytettävät. Käyttäjäkokemuksessa ja käytettävyydessä auttavat laadukasta palvelua tarjoavat toimittajat. Minua hankinnassa auttoi laadukas kenkäkauppa ja asiantunteva iloinen myyjätär. Tiedättehän, liikkeiden asiakaspalvelun laadussa on valtavia eroja.

Panosta käytettävyyteen ja käyttäjiin, sekä asiantuntevaan toimittajaan, se varmasti kannattaa ja maksaa itsensä takaisin moninkertaisena.

Olen nahkasaappaideni tyytyväinen käyttäjä. Hinta, joka kenkäliikkeen kassalla kirpaisi lujasti, ei ole enää edes käynyt mielessäni aamulla pukiessani saappaitani jalkaan.

Pengo varastosi. Siellä on roppakaupalla rahaa hitaasti kiertävässä ja epäkurantissa tavarassa sekä tehottomassa tavaran käsittelyssä. Taantuman aikana on turha makuuttaa euroja varastohyllyissä pölyttymässä.

Toisin kuin luulisi, fiksu varastonhallinta ei ole edelleenkään itsestäänselvyys.

Varastoja parantamalla myös palvelukykysi nousee. Opimme tämän, kun paransimme Raskone Yhtiöiden varastonhallintaa yhdessä RELEXin kanssa.

Raskoneen bisnestä on hyötyajoneuvojen huolto, varustelu ja leasing. Se on nopeasti kasvanut tuhannen hengen yritykseksi, joka pyörittää 200 miljoonan euron liikevaihtoa. Varastonimikkeitä on tuhansia ja taas tuhansia.

Raskone halusi tehostaa hankintaansa: nopeuttaa kiertoa, nopeuttaa käsittelyä, poistaa päällekkäistä työtä ja järkeistää varaston hankintaketjua. Raskone hankki RELEXin Suomessa kehittämän ohjelmiston, jossa on paras näkemäni algoritmi varastojen optimointiin. Oppiva ohjelmisto osaa ennustaa menekkiä ja pitää varastossa juuri niitä varaosia, joita tarvitaan.

Saat toki vastaavan ominaisuuden hakkimalla SAPin. Mutta hintakin on vähintään kymmenkertainen. Monesssa kevyemmässä toiminnanohjausjärjestelmässä puolestaan nämä ominaisuudet ovat varsin köykäisiä. Perus-erpin päälle toteutettu varastonhallinta toimii perusvarmasti, mutta on kaikkea muuta kuin optimissaan. Se hukkaa eurojasi varaston syövereihin koko ajan.

Raskoneen projektissa näin, että hyvin hoidettu varasto on paitsi pääomatehokas, myös palvelukykyinen. Sekä sisäiset että ulkoiset asiakkaat saavat nyt parempaa palvelua. Saatavuus parani, haku- ja tilaus vauhdittui sekä päällekkäisen työn aiheuttamat sekaannukset vähenivät. Tavara ei seiso, vaan se saadaan hyötykäyttöön ja myyntiin.

Optimointi on matematiikkaa. Perusasioiden jälkeen jo aika korkeaa sellaista. Mutta kannattavaa: Muutama prosentti sieltä, muutama täältä ja äkkiä on kyse ihan oikeista rahasummista. Jopa miljoonasta.