Sosiaalisen median käytöstä yritysmaailmassa puhutaan paljon, jopa liian paljon. Kaiken maailman itsenimitetyt some-konsultit ja -asiantuntijat jakelevat tietoa siitä, miten käyttää blogeja ja muita palveluita kuten Facebook, Twitter, Foursquare jne. On touhussa toki järkeäkin, mutta se tuuppaa usein unohtumaan kaiken hypetyksen hurmoksessa. Minä näin hiljattain sovelluksen, jossa sosiaalinen aspekti oli otettu käyttöön oikeasti järkevällä tavalla. Tavalla joka on erittäin luonnollinen kyseisessä toimintaympäristössä ja antaa rutkasti lisäarvoa.

No mikä sai minut näkemään valon? Kyseessä on Business Discovery -työkalu QlikView, jonka tulevassa versiossa 11 sosiaalinen analyysi on yhtenä tärkeänä ominaisuutena. Some-analyysikö? Annas kun selitän.

Päätöksentekoprosessi on hyvin sosiaalinen ja kollaboratiivinen prosessi. Montako kertaa olet lähettänyt Excel-tiedostoja sähköpostissa kolleegalle ja pyytänyt häntä kommentoimaan lukuja tai laskukaavoja? Jos analysoit työksesi tietoja ja numeroita arvaan, että aika usein. Vaikka El Jefe tekisikin lopullisen päätöksen, siihen päädytään usein keskustellen ja yhteistuumin. Sosiaalisen interaktion kautta.

QlikView 11 tuo Social Business Discovery -toiminnallisuuden mukanaan, jossa analyysisovelluksessa (vrt. raportissa) voidaan suoraan käydä keskustelua ja tallentaa päättelyketju, joka on johtanut päätökseen. Keskustelun lisäksi sovelluksessa voi tallentaa snapshotin jokaisen kommentin yhteyteen, jolloin muut käyttäjät näkevät suoraan mitä numeroita olet katsellut kun olet saanut ajatuksesi – ilman että erikseen tarvitse selittää, mistä pitää katsoa ja miten. Tämä on _erittäin_ tehokas ja toimiva ominaisuus. Some-ajatus viety ajatuksella käytäntöön.

Lue tästä lisää sosiaalisesta päätöksenteosta ja tästä muista QlikView 11 uusista ominaisuuksista. Jos omistat iPad tai Android -lätyn, surffaa sillä osoitteeseen demo11.qlikvew.com niin voit kokeilla uutta ja erittäin toimivaa QlikView HTML5 -käyttöliittymää.

Gartner on julkaissut raportin "The Consumerization of BI Drives Greater Adoption" jossa analyytikko James Richardson vetää mielestäni täysin itsestäänselvään johtopäätökseen.

Jos BI on nopea, helppo ja relevantti sen käyttöaste nousee.

Vaikka Richardsonin johtopäätös on itsestäänselvä ja jopa naivi, löytyy sen taustalta ankea todellisuus.

Tutkimuksen mukaan alle 30 % yritysten potentiaalisista käyttäjistä käyttää BI-työkaluja. Tämän olemme mekin nähneet asiakkailla jotka ovat juurtuneet vanhaan mallin ajatella Business Intelligence -aluetta.

Pääasialliset syyt käytön vähäisyyteen ovat Richardsonin mukaan vaikeakäyttöisyys, hitaus ja relevanssin puute. Itse lisäsin näihin syihin myös sen, että ns. perinteiset järeät BI-ratkaisut eivät ole tarjottu kaikille organisaatiossa. Usein BI on johdolle rakennettu raporttien generointivehje. Sitä ei ole mielletty kaikkien työntekijöiden päätöksenteon tukivälineeksi. Onneksi tämä on muuttumassa.

1. Helppokäyttöisyys. Jos BI-työkalut ovat vaikeita käyttää, ei-intuitiivisia tai muuten vaan hankalia niitä ei käytetä. Se on näin yksinkertaista. Käyttäjät ovat tottuneet helppoihin ja intuitiivisiin palveluihin yksityiselämässä, joten sellaisia pitää olla tarjolla myös työpaikalla.
2. Suorituskyky. Jos BI-järjestelmä pitää raksuttaa kuutiota tai puskea raportteja tuntitolkulla ennen kuin saa vastauksen kysymykseen, käyttäjäparka etsii vastauksensa muualta. Tyypillinen manifestaatio tästä on se, että viedän tiedot Exceliin ja pyöritellään niitä sitten siellä.
3. Relevanssi. Jos BI ei anna käyttäjälle tietoa, joka on tarpeeksi tuoretta ja relevanttia, hän luopuu aika nopeasti sen käytöstä. Johdon ehdoilla määritellyt raportit ja KPIt anatavat harvoin rivityöntekijälle hänen tarvitsemaansa tukea päätöksenteolle.

Business Discovery ja Data Discovery ovat uusia termejä BI-rintamalla. Eivätkä ne ole kejsarin uusia vaatteita, vaan ajatus on se, että oikeanlaisilla, helppokäyttöisillä ja aina helposti saatavilla työkaluilla voidaan saavuttaa seuraava taso liiketoimintatiedon hyödyntämisessä. Ja samalla hilattua sitä 30 prosenttia ylöspäin. 

Usein johdon- tai liiketoiminnan seuranta ja analysointi ymmärretään tai halutaan ymmärtää jonakin normaalia elämää suurempana ja hienompana asiana. Asiana, jonka ymmärtämiseen ja toteuttamiseen tarvitaan valtavasti aikaa, rahaa ja loputtomalta tuntuvaa kehitysprojektia.

Kriittisintä liiketoimintaa tukevan ja ohjaavan raportoinnin ja seurannan rakentamisessa ei ole “oikean työkalun” löytäminen, vaan ymmärtää oman liiketoiminnan todelliset ajurit. Asiat, joita mittaamalla, seuraamalla ja tuloksiin puuttumalla muutetaan ja vaikutetaan liiketoiminnan kannalta oikeisiin asioihin. Sitä mikään tekniikka ei ratkaise.

Raportoinnin ja analysoinnin työkaluja on markkinoilla useita ja niiden vahvuuksista ja heikkouksista suhteessa toisiinsa voidaan väitellä ja vääntää loputtomasti. Eri järjestelmien ja toimittajien lähtönäkökulmat ovat hyvin erilaisia ja vaikka tekniset ratkaisut lähestyvät vähitellen toisiaan, tulee niiden välillä olemaan aina merkittäviä eroja riippuen ohjelmistotalojen taustasta ja kokonaistavoitteista.

Kuten viisaat ovat sanoneet, valtava määrä informaatiota ei ole tietoa, vaan informaation analysointi helposti, visuaalisesti ja intuitiivisesti luo mahdollisuuden aitoon tietoon liiketoiminnan tilanteesta ja mahdollistaa siten tiedolla johtamisen. Staattisten perusraporttien sijaan tiedon käyttäjät, liiketoiminnan edustajat, määrittävät mitä haluavat seurata ja millä syklillä. Liiketoiminnan ohjaamiseen tarvittavan tiedon sisältö ja käyttö ratkeaa viime kädessä kunkin käyttäjän oman tarpeen mukaan.

Selkeästi seuraava vaihe liiketoimintaraportoinnin ja analysoinnin kehittymisessä on analysoidun asiakas- ja tuotetiedon jakaminen omille asiakkaalle esim. extranetin välityksellä – ei vain perinteistä ostokäyttäytymistietoja, vaan vertailuja toimittajan kaikkien asiakkaiden keskimääräisiin tietoihin, saman ikäisiin henkilöihin, yleisiin tilastoihin jne.

Hienointa käydyissä keskusteluissa ja rakennettavissa ratkaisuissa on se, että yritykset, jotka ovat tekemässä näitä ratkaisuja ovat täysin eri toimialoilta. Myös toimialoilta, joissa aikaisemmin asiakkaille ei toimitettu mitään lisätietoa laskun lisäksi.

Listattu tieto ei ole valtaa, analysoitu tieto ja sitä seuraavat toimenpiteet ovat.

Vaikea valinta, sillä onnettomia ovat molemmat. Tulosten puute puhuu puolestaan. Kisa 2000-luvun surkeimmasta järjestelmästä on silti tiukka:

BI: Idea on älytön. Keräät paljon dataa, jota et oikeasti ymmärrä. Sen laatu on huono ja esitystapa epähavainnollinen. Sitten koko johtoryhmä tuijottaa näitä käppyröitä, eikä tule hullua hurskaammaksi. Päätöksiin tämä kerätty tieto vaikuttaa varsin vähän. Tieto jopa vähentää uskoa omaan näkemykseen, kuten Seth Godin juuri kirjoittaa.

Yrityksesi pitää ensin ymmärtää, mitä se haluaa kerätyllä datalla tehdä. Mutta business intelligence kuulosti kaikkien mielestä niin hienolta, ettei kukaan tähän viitsinyt pysähtyä.

Muistan the Economist Intelligence Unitin BI-selvityksen vuodelta 2006, jossa suorin sanoin moititaan BI-järjestelmiä. Vastaajat olivat sitä mieltä, että BI:n tietoa ei jaeta riittävästi suorittavalle tasolle, sen tieto ei ole käyttökelpoista, järjestelmät eivät näe osasto- tai divisioonarajojen yli, päällekkäisiä järjestelmiä on liikaa ja ne ovat vaikeakäyttöisiä. Samaa sanoi tutkimusyhtiö Gartner (Gartner 2008), jonka mukaan vain 20 % heidän selvittämistään organisaatioista käyttää BI:ä proaktiivisesti päätöksenteossaan. Tilanne ei ole parissa vuodessa siitä miksikään muuttunut.

CRM: Kukaan ei ole kuullut CRM-järjestelmästä, joka lisäisi myyntiä. Kaikki ovat kyllä kuulleet myyjistä ja myynnin tukihenkilöistä, jotka vastustavat jatkuvaa näpyttelyä, listojen tuijottelua ja näennäistä mittaamista. Myyntityön tulokset eivät parane missään suhteessa asiakashallintajärjestelmiin investoituihin euroihin. Eikä tietoja vastentahtoisesti näpyttelevän myyjän kyky saada enemmän aikaan vähemmässä ajassa. Miksiköhän?

Hetkinen, entä erppien surkeus? Miksi parjaamani toiminnanohjaushankkeet eivät ole listalla mukana? Koska niiden kultakausi oli jo 90-luvulla. Kymmenien, jopa satojen miljoonien projektit on onneksi jo haudattu, samoin kuin niistä vastanneet johtajat. Isoja virheitä on aina vaikea myöntää, mutta nyt aikaa on kulunut riittävästi, jotta tämä on tehty. Väki on vaihdettu. Uusi porukka on purkamassa jumbo-erppejä kevyemmiksi.

BI- ja CRM-hankkeiden omistajat sen sijaan ovat vielä elossa. He pitävät kynsin ja hampain kiinni epäonnistuneista viritelmistään, eivätkä myönnä hukattuja miljoonia.

Heidänkin aikansa on pian tuleva.

Lukijat, onko valintanne BI vai CRM? Kummalle kuuluu kuluneen vuosikymmenen katastrofititteli?