Eilen YLE Teema lähetti mielenkiintoisen dokumentin suunnittelijapariskunnasta Charles ja Ray Eamesista.

Charles ja Ray eivät olleet veljeksiä, kuten monet uskovat, vaan erittäin tuottelias aviopari arkkitehtuurin, huonekalusuunnitelun, graafisen suunnittelun sekä taiteen ja elokuvien aloilta. He ovat erityisen tunnettuja moderneista, yksinkertaisista huonekaluistaan, jotka istuvat hyvin skandinaaviseen makuun. Monet heidän 50- ja 60-luvuilla suunnittelemistaan huonekaluista on tänään haluttuja klassikoita. (Yksi omista suosikeistani on Lounge Chair and Ottoman vuodelta 1956.)

Eamesit ovat myös tunnettuja siitä, että he laukoivat mieleenpainuvia ja asioita loistavasti kiteyttäviä onelinereita, jotka ovat eläneet tähän päivään asti. Yksi hyvä lausunto, on tämä Ray Eamesin vertaus toimivuuden ja kauneuden välillä.

“What works good is better than what looks good, because what works good lasts.” – Ray Eames

Monesti kun me puhumme käytettävästä toiminnanohjauksesta, saamme kuulla vasta-argumentteja ja kintaalla viittaamisia, jotka menevät tähän tyyliin: “Eikö käytettävyys ole jotain hippitouhua?”,  ”Kyllähän värikkäitä nappeja löytyy.”, “Ei me voida kaikkien mielipiteitä kuunnella.” jne.

Käytettävässä toiminnanohjauksessa ei ole kyseessä keisarin uudet vaatteet tai huulipunaa sialle. Kyseessä on tapa saada toimivampi toiminnanohjaus panostamalla käyttäjäkokemukseen kokonaisuutena, mukaanlukien prosessit ja työtavat. Samalla järjestelmästä tulee myös useimmiten paremman näköinen, mutta se ei ole itseisarvo.

Toimivampi järjestelmä käyttäjän näkökulmasta kestää pidempään.

Luin blogipostauksen Githubin kevätsiivouksesta. Githubissa on ollut muutama toiminto, jotka ovat keränneet pölyä jo tovin. Nyt oli niiden aika tullut. Toiminnot poistettiin.

Tämä onkin Lean-oppien mukaista toimintaa. Yksi Lean-ajattelun periaatteita on, että vähennetään kaikkea turhaa ja ollaan joustavia sekä avoimia muutokselle. Jos toiminto on turha, se tulisi poistaa. Harvemmin kukaan vaan uskaltaa tehdä näin. Kaikki kilpailevat toiminnoilla, ominaisuuksilla ja kattavuudella.

Nostan hattua Githubilaisille, jotka uskalsivat poistaa tarpeettomat toiminnot sovelluksestaan!

Milloin olet viimeksi tehnyt toiminnanohjausjärjestelmässäsi kevätsiivouksen ja poistanut toimintoja?

Hyvää Pääsiäistä kaikille!

Tein tänä talvena loistavan hankinnan. Hankin kerrankin kunnon talvisaappaat ”panosta, älä pihistä ” – periaatteella. Hyvän päätöksen ja hyvän hankinnan ansiosta olen taputellut itseäni selkään monena kertana.

Mikä sitten tekee hankinnasta hyvän, miksi taputtelen itseäni selkään?

Olen aiemmin tuijotellut hintalappua ja unohtanut miksi olen kenkiä hankkimassa, mutta tänä talvena perustelin sijoitustarpeen itselleni. Pohdin tarkasti mihin tarkoitukseen kengät hankin, minkälaiset kengät kannattaa hankkia, jotta ne ovat mahdollisimman monikäyttöiset ja palvelisivat minua säässä kuin säässä. Lisäksi pohdin investointini ikää. Laadukkaat nahkasaappaat hyvin hoidettuna palvelisivat minua useamman vuoden, kengät ovat ajattomat ja erinomaisen hyvät jalkaan. Pohdinnan jälkeen tunsin olevani valmis tekemään investoinnin ja kävelin kenkäkauppaan.

Tietojärjestelmähankkeissa muistutan aina muistamaan käyttäjät ja heidän käyttökokemukset. Yksikään käyttämätön järjestelmä ei varmasti hyödytä ketään. Tietojärjestelmiä hankittaessa käytettävyys on avainasemassa, joten on syytä pohtia, miten loppukäyttäjä saa positiivisia kokemuksia ja hyötyjä irti. Tällöin investointi saadaan tuottamaan.

Laadukas järjestelmä kehittyy ja kasvaa yrityksen mukana eikä uusia hankintoja tarvitse heti tehdä. Järjestelmää hankkiessa ei kannata aina tuijotella tiivisti hintalappua. Pelot turhasta investoinnista voidaan poistaa miettimällä hyvin perustelut hankinnalle ja pohtimalla miten tuote aidosti palvelee käyttäjää. Käyttäjät tuskin haluavat luopua järjestelmästä tai sen käytöstä mikäli järjestelmä palvelee juuri heidän tarpeitaan ja helpottaa päivittäistä työtä. Aivan kuten minä en halua luopa saappaistani. Mitä enemmän lunta tänä talvena tuiskusi, sitä enemmän rakastin saappaitani, jotka auttoivat omalta osaltaan minua pienissä arkisissa haasteissani.

Kalleinkaan järjestelmä ei kuitenkaan voi palvella organisaatiota, jos käytettävyyttä ei ole mietitty. Olisihan voinut hankkia Manolon superkalliit korkokengät, mutta tuskin olisivat talvihangessa hirmuisen käytettävät. Käyttäjäkokemuksessa ja käytettävyydessä auttavat laadukasta palvelua tarjoavat toimittajat. Minua hankinnassa auttoi laadukas kenkäkauppa ja asiantunteva iloinen myyjätär. Tiedättehän, liikkeiden asiakaspalvelun laadussa on valtavia eroja.

Panosta käytettävyyteen ja käyttäjiin, sekä asiantuntevaan toimittajaan, se varmasti kannattaa ja maksaa itsensä takaisin moninkertaisena.

Olen nahkasaappaideni tyytyväinen käyttäjä. Hinta, joka kenkäliikkeen kassalla kirpaisi lujasti, ei ole enää edes käynyt mielessäni aamulla pukiessani saappaitani jalkaan.

Postiluukku kolahti. Siellä oli uusin Aalto University Magazine. Jos lehti ei ole tuttu, se on Aalto-yliopiston sidosryhmälehti, joka on erittäin kaunis ja myös sisällöltään mielenkiintoinen. Lehdessä on osio “Termin avaus” jossa aaltolaiset määrittelevät eri termejä omasta näkökulmastaan. Tällä kertaa määrittelyn kohteena oli hyvinvointi.

Akatemijatutkija (työpsykologia ja johtaminen) Mari Kira määrittelee hyvinvoinnin työssä seuraavasti:

“Hyvinvointi työssä merkitsee työntekijän kokemusta myönteisistä tunteista ja toimintakykyisyyden kehittymisestä työssään.”

Mari Kira jatkaa:

“Työhyvinvointi kumpuaa merkitykselliseksi koetusta työstä, jonka sisällöt ja tapahtumat tuntuvat ymmärrettäviltä ja hallittavilta.”

Tässä määritelmässä on mielestäni muutama olennainen sana, nimittäin “myönteisistä tunteista” sekä “ymmärrettäviltä ja hallittavilta“. Jos tarkastelee työssä käytettäviä tietojärjestelmiä – erityisesti toiminnanohjaukseen liittyviä järjestelmiä – nämä sanat harvemmin tulevat esille keskusteluissa. Järjestelmien käytettävyydellä on siis suuri merkitys hyvinvointiimme.

Professori (Emerging Design Practices) Alastair Fuad-Luke määrittelee hyvinvoinnin suunnittelun kautta. Hän sanoo:

“Design cannot guarantee delivery of wellbeing, but it can offer diverse affodances enabling everyone to choose the ‘best fit’ for their wellbeing. Perhaps design can also reveal forgotten or neglected ‘ways of being well’!”

Erityisesti tuo viimeinen lause kolahti. Suunnittelun avulla voidan paljastaa unohtuneita hyvinvoinnin muotoja.

Eikö vain? Tietojärjestelmien käytettävyys on mielestäni juuri tällainen unohtunut hyvinvoinnin muoto. Panostamalla käyttäjäkokemukseen ja sen kokonaisvaltaiseen suunnitteluun työssä ja järjestelmissä saavutetaan parempi hyvinvoinnin taso.

Hyvää alkanutta vuotta kaikille Epistolan lukijoille! Blogitoimitus on ollut luvattoman laiska alkuvuodesta, josta meille kuuluu sapiskaa. Tästä on helppo parantaa otteita.

Käyttäjäkokemus ja käytettävyys sivuutetaan usein hippien tai ponihäntäisten graafikkojen vouhotuksina, erityisesti yritysten tietojärjestelmistä puhuttaessa. Järjestelmät nyt vaan ovat monimutkaisia. Kuulemma. Sitäpaitsi on hirveän kallista tehdä asialle jotain. Onko todellakin näin?

Luin muutaman blogipostauksen web-frameworkien kurjuudesta ja niissä viitattiin (hieman ontuen) Dijkstraan. Luin Dijkstran tekstin ja olin yllättynyt miten ajankohtainen se edelleen on.

18.6.1975 Edsger W.Dijkstra¹ kirjoitti lyhyen tekstin otsikolla “How do we tell truths that might hurt?“. Teksti on provosoiva, ja siksi mielestäni mielenkiintoinen. Vielä mielenkiintoisempaa on se, että siinä on monta huomiota, jotka pätevät mainiosti vielä tänäänkin. Yksi näistä liittyy läheisesti suosikkiaiheeseeni, tietojärjestelmien monimutkaisuuteen ja miten se vaikuttaa niitä käyttäviin organisaatioihin.

“Many companies that have made themselves dependent on IBM-equipment (and in doing so have sold their soul to the devil) will collapse under the sheer weight of the unmastered complexity of their data processing systems.”

Tämä on suora lainaus, joten viittaus tähän kyseiseen kolmikirjaimiseen yritykseen on lähinnä hauska tänä päivänä, mutta ajatus on mielestäni erittäin olennainen. Yritysten tietojärjestelmät ja erityisesti toiminnanohjausjärjestelmät alkavat olla niin monimutkaisia, että organisaatiot alkavat kärsiä niistä liiaksi. Samalla tämä on aihe, josta pitkälti vaietaan. Dijkstra kirjoittaakin:

“If the truths are sufficiently impalatable, our audience is psychically incapable of accepting them and we will be written off as totally unrealistic, hopelessly idealistic, dangerously revolutionary, foolishly gullible or what have you.”

Vaikka aiheeseen ollaan heräämässä, on mielestäni yllättävää miten vähän tästä puhutaan. Kyseessä on kuitenkin ilmiö joka maksaa yrityksille ihka oikeita euroja. Tehdäänpä pieni laskuharjoitus.

Teimme loppuvuodesta toiminnanohjauksen käytettävyyskyselyn². Kysyimme mm. sitä, miten paljon aikaa vastaaja arvelisi säästävänsä päivittäin jos toiminnanohjausjärjestelmä olisi käyttettävämpi. Neljäsosa vastaajista oli sitä mieltä että he säästäisivät vähintään 30 minuuttia.

Oletetaan että työntekijän vuosikustannus on 50 000 € ja hän on töissä 200 päivää vuodessa. Aikaa säästyisi vuositasolla 200*0,5 h = 100 h, jonka kustannusvaikutus olisi noin 3 300 €. Jos yrityksessä on 100 järjestelmän käyttäjää, vuositasolla säästyisi 330 000 €.

Esimerkin numerot ovat yksinkertaistettuja, mutta antavat osviitan siitä, minkälaisista rahoista puhutaan. Enkä ole lainkaan huomioinut välillisiä kustannussäästöjä, jotka seuraavat mukavammasta käyttäjäkokemuksesta työntekijän onnellisuuden muodossa.

Minä kyllä puhuisin näistä asioita jos istuisin rahakirstun päällä.

¹(Dijkstra on yksi tietojenkäsittelytieteen suurista nimistä, joka on tunnettu mm. lyhyimmän polun algoritmista – ns. Dijkstran algoritmi, sekä semaforeista.)

² Tutkimustulokset julkaistaan tässä blogissa piakkoin.

Epistolan tontut toivottavat kaikille lukijoille Rauhallista Joulua sekä Menestyksekästä ja Käytettävää Uutta Vuotta!

Osalistumme Pelastakaa Lapset ry:n sekä Mannerheimin Lastensuojeluliiton joulukeräyksiin. Kaunista Joulua kaikille lapsille!

Sain vihdoin luettua Steve Jobsin elämänkerran. Walter Isaacson on kirjoittanut erittäin mielenkiintoisen opuksen, jonka luettuani minun on täytynyt hieman revisioida ajatuksiani Jobsista. Kirjassa on paljon yllättäviä tietoja, uusia näkökulmia Jobsin persoonaan ja paljon tarinoita, jotka vahvistavat mielikuvaa nerosta, jolla oli kyky nähdä tulevaisuuteen sekä yhdistää teknologioita ja palveluita helpoiksi ja toimiviksi kokonaisuuksiksi. Nerolla on kuitenkin myös pimeät puolensa – voimakkaammat kuin tiesinkään.

Entäs ne Klingonit?

Kirjan alussa on kappale, jossa käsitellään Jobsin aikaa Atarilla. Jobs oli vuonna 1974 kävellyt Atarin respaan ja vaatinut saada työpaikan.

We’ve got a hippie kid in the lobby. He says he’s not going to leave until we hire him. Should we call the cops or let him in?

Al Acorn, joka oli Atarin pääinsinööri (hän on myös Pong-pelin isä), päätti ottaa Jobsin töihin. Steve joutui yövuoroon kellariin, koska hän haisi pahalle. Hän oli sitä mieltä että syömällä pelkästään hedelmiä voi jättää pois deodorantit sekä suihkussa käynnit. Hän oli väärässä.

Mutta ne Klingonit?

Jobs auttoi pelien kehittämisessä ja hän arvosti Atarin pelien yksinkertaisuutta ja helppokäyttöisyyttä.

…he intuitively appreciated the simplicity of Atari’s games. They came with no manual and needed to be uncomplicated enough that a stoned freshman could figure them out.

En ole puoltamassa pilven polttamista työpaikalla tai muutenkaan, mutta milestäni lähtökohta on oikea. Sovellus pitää olla niin helppo, että sitä pystyy käyttämään ilman sen suurempaa koulutusta tai harjoittelua.

The only instructions for Atari’s Star Trek game were “1. Insert quarter. 2. Avoid Klingons.”^*

Tässä on meille softa- ja järjestelmäkehittäjille tavoite. Ohjeet kertovat mikä on tehtävä ja tavoite – ei sitä, mitä nappuloita pitää painaa ja mihin suuntaan pitää ohjata. Vältä Klingoneita.

_{* Jotkut ovat sitä mieltä että Steve on muistanut väärin, tai että Isaacson on keksinyt tämän itse. Oli miten oli, se on mielestäni kuvaava esimerkki.}

Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön uuden asianhallintajärjestelmän, Ahjon. Järjestelmä ei ole saanut kovin mairettelevia arvosanoja käyttäjiltä, kuten saimme lukea Hesarissa keskiviikkona 14.12 otsikolla “Valtuutetut lyttäävät Ahjon“. Hanke on maksanut maltaita, mutta käyttäjät ovat tyytymättömiä ja järjestelmä jopa aiheuttaa tilanteita, jotka hipoo laillisuuden rajoja. Mikä nyt taas mättää?

Tarina on tuttu. Kaadetaan miljoonia euroja hankkeeseen, jonka hyödyt jäävät saavuttamatta koska järjestelmän käytettävyys on huono tai surkea. On pöyristyttävää lukea tämänlaisia lausuntoja:

“Monien mielestä on myös käsittämätöntä, ettei isolla rahalla tehdyn hankken suunnittelussa kuunneltu käytännössä lainkaan valtuutettuja.”

Todellakin käsittämätöntä! Käyttäjiä – tärkein järjestelmän sidosryhmä – ei ole ollut mukana hankkeessa lainkaan. Tämä on niin itsestään selvä asia, että ei voi kuin istua haavi auki ja ihmetellä miksi näin alkeellisia virheitä tehdään näin isoissa ja kalliissa hankkeissa.

Valtuutettu Niina Huru on kaupunginvaltuuston kyselytunnilla jo 10.1.2011 esittänyt kysymyksen otsikolla “Ahjon toimivuus käyttäjänäkökulmasta.” Kaupunginjohtajan vastauksesta voi lukea mm. seuraavaa:

“Kokoussovelluksen on oltava mahdollisimman toimintavarma ja helppokäyttöinen, jotta se soveltuu myös henkilöille, joilla ei ole aiempaa käyttökokemusta.”

Tämä on täysin totta, ja hyvä lähtökohta. Nyt kuitenkin vaikuttaa siltä, että hankkeessa ei olla eletty tavoitteiden mukaisesti.

“Ahjon kehittämistyö jatkuu järjestelmän käyttöönoton jälkeenkin, jolloin voidaan huomioida sekä luottamushenkilöiltä että muilta käyttäjiltä saatu palaute.”

Eikö käyttäjiä olisi kannattanut huomoida ennen käyttöönottoa? Täten olisi säästynyt pitkä penni (anteeksi, sentti) veronmaksajien rahoja.

Ennustankin että saamme lukea Ahjosta ja sen toimimattomuudesta vielä pitkään. Paljonkohan Ahjon korjaaminen “jatkokehitys” vielä maksaa?  Veronmaksajana haluaisin että joku kantaisi vastuun siitä, että minun rahojani tuhlataan tällä tavalla.

Pari viikkoa sitten aloitin kirjoitussarjan Business of Software -konferenssista. Tässä toisessa osassa kirjoitan siitä, miten rehellisyyttä kannattaa käyttää liiketoiminnassa ja miten harvinaista se itse asiassa on.

Kuva: Betsy Weber

Jason Cohen piti ajatusta herättävän esityksen aiheesta rehellisyys. Hän argumentoi, että yritykset ovat niin yleisesti epärehellisiä mainonnassaan ja viestinnässään, että siitä on tullut normi eikä siihen enää reagoida.

Kuinka usein olet lukenut yrityksen olevan suomen johtava, tai paras tai tunnetuin tai jokin muu superlatiivi? Useimmiten nämä väittämät ovat tietysti täysin tuulesta temmattuja. On syntynyt tapa kirjoittaa puppua ilman minkäänlaista itsekritiikkiä.

Tein pikaisen google-testin hakutermeillä “suomen johtava” ja “yritys”.
Tulos 821 000 kappaletta suomen johtavaa yritystä. Niin varmaan.

Olemalla rehellinen on paljon enemmän voitettavaa kuin olemalla valheellisesti yltiöhyvä ja -kehuskeleva. Hyvä esimerkki tästä on Jason Cohenin mainitsema Canon.

Canon salli myös negatiivista palauttetta tuotesivuillaan. Yllättävä tulos oli se, että sekä arvosteluissa parhaiten menestyneiden että huonoiten meneystyneiden tuotteiden myynti lisääntyi. Vielä yllättävämpää oli se, että huonojen arvosanojen tuotteiden myynti oli kannattavampaa.

Huonojen tuotteiden kannattavuus kasvaa rehellisyyden myötä. Miksi? Eikö mieluummin pitäisi yrittää piilottaa tuotteen tai palvelun huonoja puolia? Ei. Se liittyy odotusten hallintaan. Jos asiakas on etukäteen lukenut tuotteen huonoista puolista, mutta silti ostanut, hän on varautunut. Hänelle ei tule pettymystä eikä hän siksi palauta tuotetta tai pyydä vaihtamaan sitä. Tämä johtaa tietysti kannattavampaan bisnekseen.

Olemalla rehellinen olet myös uskottavampi.

Truth in limitations earns believability in advantage.

Tämä tarkoittaa sitä, että jos myönnät olevasi epätäydellinen saat asiakkaan silmissä uskottavuutta kun kehuskelet hyviä puoliasi. Tämä on loogista. On helpompi uskoa sellaista joka näyttää inhimillisiä, erheellisiä puoliaan kuin sellaista joka esittä täydellistä. Epätäydelliseen on helpompi samaistua.

Kaiken kaikkiaan Jasonin esitys oli mukavan rehellinen, normeja haastava sekä omia silmiä avaava. Meidänkin pitää olla entistä rehellisempiä.

Aikamoinen sana tuo kuluttajistuminen. Eikä se ole sen parempi lontooksikaan: consumerization. Tämän hypetyssanan takana piilee monta eri asiaa, riippuen siitä, kuka puhuu. Näillä kaikilla on kuitenkin yksi yhteinen nimittäjä: helppous. Sitä ei kannata sivuuttaa.

Kuluttajistuminen on trendi, jonka mukaan työntekijät alkavat vaatia samoja käyttäjäkokemuksia laitteilta, järjestelmiltä ja sovelluksilta työpaikoillaan kuin mitä he saavat kotona ja yksityiselämässään. Halutaan käyttää samoja laitteita niin työssä kuin kotonakin – se on helpompaa. ERP-, CRM-, dokumenttienhallinta-  , logistiikka- ja muiden järjestelmien käyttö pitää olla yhtä helppoa kuin Facebookin tai Twitterin käyttö. Varsinkin jälkimmäiseen on vielä matkaa.

Twitteristä bongasin taannoin seuraavan ajatustenvaihdon, joka iskee naulan kantaan:

@hnshah: It amazes me how awful enterprise focused products are. How do end users actually tolerate using them?!

@asmartbear: @hnshah Easy, end users of enterprise apps have no say, no choice, no voice.

Näin se valitettavan usein vielä on. Johto ostaa järjestelmän. Käyttäjät eivät osallistu prosessiin kuin vasta “käyttöönotossa” jolloin heitä koulutetaan päivätolkulla hankalan järjestelmän saloihin. Sisäänajo kestää tolkuttoman kauan. Hyödyt ovat vähintäänkin kyseenalaisia.

On helppoa sivuuttaa kuluttajistumiskeskustelu hypetyksenä. Kuten yleensä, uusien asioiden kimppuun hyökkääväät kaikki kynnelle kykenevät ja syntyy käsitesoppaa ja ylimitoitettuja odotuksia ja lupauksia. Ei ihme, että suljetaan korvat surinalta. Kannattaisi kuitenkin kuunnella valikoiden koska käytettävyydellä ja helppoudella on saavutettavissa valtavia tehostamishyötyjä, puhumattakaan siitä, että saadaan tyytyväisempiä ja iloisempia ihmisiä.

Panostamalla käytettävyyteen ja helppouteen voidaan toiminnanohjausjärjestelmistä saada aitoa kilpailuetua – mitä näistä järjestelmistä ei ole saatu vuosikausiin. Se on hyvää kuluttajistumista.