Less software – erään tarjouskilpailun tarina, osa II

Lue ensin tarinamme osa I, joka kertoo tarjouskilpailun startista.

Olimme siis menossa Muuttopalvelu Niemi Oy:n tarjouskilpailun kakkoskierrokselle esittämään, mitä osaamme. Valttimme oli uusi, raikas ajattelutapa. Olimme myös aidosti innoissamme tästä projektista ja sen mahdollisuuksista.

Mikä tärkeintä, päätimme unohtaa PowerPointit ja tehdä työn oikeilla työkaluilla. Emme sentään tehneet koko projektia etukäteen, mutta melkein!

Projektiryhmämme teki web-työkaluilla kahdessa viikossa oikean teknisen toteutuksen: demomme siis toimi oikeasti, vaikka ei tietenkään vielä integroitunut asiakkaan taustajärjestelmiin.

Olimme erityisen ylpeitä helposta käyttöliittymästämme: asiat etenivät suoraviivaisesti klikkaamalla, eivätkä pitkien valikkojen kautta.

Esittelytilaisuudessa näytimme ruudulla, kuinka kahden valitun liiketoimintatapauksen prosessit käytännössä etenivät ja mitä käyttäjä kussakin vaiheessa teki.

Paikalla oli Niemen eri prosessien edustajia. Heidän reaktionsa: “Kuinka tätä asiaa voi käsitellä näin helposti! Tuon me haluamme!”

Ammattiostajana asiakas vielä tarkisti taustamme sekä jututti antamiamme referenssiasiakkaita ja muutamia muitakin. Saimme myös kutsun johdon palaveriin, jossa puhuimme yritystemme arvoista – Niemelle oli tärkeää, että ne olivat samansuuntaiset. Niemi halusi aidon kumppanin.

“eCraftilla ei ollut toimialakokemusta. Mutta heistä näkyi palava halu ja intohimo tehdä tämä projekti. He näkivät vaivaa tutustua toimintaamme ja jututtaa ihmisiämme”, sanoo Niemen Jussi Hytönen.

Niemi oli oman alansa markkinajohtajana hakenut usein kumppanikseen isoja ja vakaita markkinajohtajia. “Mietimme, uskallammeko ottaa eCraftilta projektin. Mutta heillä oli selvä tekemisen meininki ja kulmakivenä asiakkaan kuunteleminen.”

Saimme lopullisen päätöksen: Meidät oli valittu!

Niemi osasi motivoida valinnasta kertoessaan. Meitä kiitettiin aidosta kiinnostuksesta, uudesta ajattelutavasta ja asenteesta. Olimme heidän mukaansa luoneet innovatiivisen ratkaisun juuri siihen ongelmaan, jonka asiakas halusi ratkaista. Lisäksi esittämämme toiminnallisuus oli erittäin onnistunut.

Nyt olimme samalla puolella pöytää. Rinta rottingilla – sekä innostuneita panemaan parastamme myös itse projektissa.

We create less software osui maaliin. Vähemmän vaikeaselkoista softaa, enemmän helppokäyttöisyyttä ja tuoretta näkökulmaa ratkaisi tarjouskilpailun eduksemme.

Lokakuusta lähtien olemme vetäneet yhdessä Niemen kanssa käyttöönottoprojektia. Niemen palkka- ja taloushallinnon osuus valmistui ensimmäisenä ja se otettiin käyttöön tammikuun alussa.

Vaikka kiirettä piti.

“Yhteistyömme on sujunut mukavasti”, kertoo Niemen talousasioista vastaava Sanna Harmonen. “Liittymien rakentaminen ohjelmista toiseen vähän viivästyi, eikä joulukuun lomakausi helpottanut tilannetta, mutta vaikka aikataulu oli kireä, kaikki saatiin valmiiksi ajoissa. Kirjanpito hoituu nyt NAVin puolella ja opettelemme uuden järjestelmän käyttöä.”

Kun koko järjestelmä on otettu asteittain käyttöön, Niemen toiminta tehostuu ja nopeutuu huomattavasti.

Ohjausjärjestelmä kokonaisuutena on vielä työn alla. Valmistuessaan se sähköistää koko työnkulun – lippulaput ja suurelta osin sähköpostitkin jäävät pois – käytännössä kaikki hoidetaan uudella järjestelmällä.

Hyvä esimerkki tästä on palkanlaskenta. Niemen palkkahallinnosta vastaava Krista Korhonen kertoo: “Kun pääsemme palkkahallinnossa kiinni uuteen toiminnanohjaukseen, tieto alkaa siirtyä kuten pitääkin. Uuden järjestelmän myötä palkkahallinnon työstä tulee puolet tehokkaampaa kuin aiemmin!”

Projekti on nyt hyvässä vauhdissa.

Kun aika on, kerron sen etenemisestä lisää.