Less software – erään tarjouskilpailun tarina, osa I

“We create less software.”

Mantramme.

Sekä myyntiesityksemme aloituslause – tarjouskilpailussa, jossa emme olleet alunperin edes mukana.

Näin kaikki tapahtui…

Kesällä kuulimme Muuttopalvelu Niemi Oy:stä joka oli hankkimassa uutta, Microsoft Dynamics NAV -perustaista toiminnanohjausjärjestelmää.

Soitimme asiakkaalle ja kysyimme, voisimmeko mekin saada tarjouspyynnön.

“Ei käy. Meillä on jo riittävästi ehdokkaita”, totesi Jussi Hytönen, joka vastasi Niemen tarjouskilpailun pyörittämisestä.

Kerroimme, että lähetämme kuitenkin lyhyen sähköpostin ja sen liitteenä kahden sivun presentaation, jossa kuvaamme We create less software -toimintatapaamme.

Olimme tehneet mitä voimme.

Hytösen torjuva vastaus oli toki ymmärrettävä. Niemi ei millään voinut ottaa mukaan kaikkia mahdollisia it-taloja. Tarjousdokumenteissa riittäisi läpikahlattavaa muutenkin.

Yllättäen heti seuraavana päivänä tulikin myönteinen vastaus. Meidät toivotettiin tervetulleeksi infotilaisuuteen, jossa käsitellään asiakkaan tavoitteita ja tarjouksen jättöä. Olimme päässeet mukaan!

Hytönen kertoo, kuinka kaikki oikein kävi: “Pari tarjoajaa jättäytyi pois jo tarjouspyynnön luettuaan. eCraft soitti ja seuraavalle päivälle sattui heti hankintaryhmämme palaveri. Kerroin yhteydenotosta ja sanoin, että ei kai haittaa, jos otamme eCraftin mukaan, kun kerran muutama tarjoaja on jo pelistä pois.”

Niinpä muutaman päivän päästä istuimme kaikille tarjoajille järjestetyssä infotilaisuudessa. Olimme vaikuttuneita – Niemi oli valmistautunut hyvin ja projekti oli mielenkiintoinen.

Meille painotettiin, että Niemi ei ole kuljetusbisneksessä, vaan palvelubisneksessä. Se on saanut palvelukyvystään toistuvasti alan parhaan arvosanan Taloustutkimus Oy:n vuotuisessa yrityskuvaselvityksessä.

Pelkästä kuljetusten logistiikasta olisi siis ratkaisussa turha puhua. Piti osata tukea palvelutuotantoa.

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä toisi tehokkuutta sekä asiakkaan kokemaan palveluun että Niemen sisäisiin prosesseihin.

“Excelin pyörittäminen ja turhat välivaiheet eri ohjelmien välillä jäävät uuden järjestelmän myötä pois. Yhtenäiselle alustalle rakennettu järjestelmä takaa, että tieto siirtyy sujuvasti ja nopeasti”, sanoo Niemen talousvastaava Sanna Harmonen.

Tiesimme myös, että vastassamme oli meitä paljon isompia it-taloja. Päätimme, että oman tarjouksemme lähtökohta olisi roolipohjainen näkymä äärimmäisen helppokäyttöiseksi ja nopeaksi suunniteltuun käyttöliittymään. Kukin käyttäjäryhmä saisi omiin tarpeisiinsa räätälöidyn käyttöympäristön. NAV sen sijaan pysyisi standardiratkaisuna, ilman puukotuksia, kuten asiakas toivoi. Se pyörisi kyllä taustalla, mutta sinne se saisi myös jäädä.

Tältä pohjalta jätimme tarjouksen.

Tarjouksen esittelyssä näytimme, miten roolipohjaiset näkymät toimivat käytännössä. Tiesimme, että lähtökohtamme oli erilainen kuin useimmilla kilpailijoilla. Totesimme asiakkaalle, että “Tämän te haluatte!”

“Niin haluammekin, mutta uskallammeko”, vastasivat Niemen edustajat.

Pääsimme jatkokierrokselle. Samoin yksi iso kilpailijamme.

Mutta miksi juuri me? Hytönen valottaa päätöksen perusteita näin: “Esittelytilaisuus ratkaisi! Ilman sitä eCraft ei olisi päässyt jatkoon. eCraftin tarjous oli aika karu, eikä sen perusteella voinut vakuuttua lopullisesta kokonaisratkaisusta. Siitä oli riisuttu turhat korulauseet ja muu ylimääräinen. Sinänsä hyvä, mutta se ei kertonut vielä tarpeeksi.”

Esitys sen sijaan vakuutti. “Esitys avasi sen, miksi eCraft on mielenkiintoinen. Lähestymistapa oli tuore ja meitä oli kuunneltu tarkasti: ne asiat, joita halusimme, luvattiin toteuttaa. Peruserpin käyttöliittymää ei yritettykään ehdottaa ratkaisuksi. Helppokäyttöisyys oli johtoajatus ja se demottiin uskottavasti. Tätä juuri haimme. Päätimme, että tämä tarjoaja on katsottava loppuun saakka, vaikka osa hankintaryhmästämme liputti toisen, suuremman tarjoajan puolesta.”

Jatkoneuvottelut alkoivat.

Niemi näytti perusteellisuutensa valmistelemalla kaksi yksityiskohtaista liiketoimintatapausta. Saimme kilpakumppanimme kanssa kaksi viikkoa aikaa tehdä demon. Ymmärsimme, että tämä työnäyte ratkaisisi, kumpi meistä projektin saa.

Hytönen tuli vielä etukäteen meidän ja kilpailijamme luokse katsomaan, mitä tulemme esittämään ja tarjoutui vastaamaan kaikkiin kysymyksiin. Niemi selvästi halusi, että molemmat kakkoskierrokselle valitut tarjoajat saisivat parhaat edellytykset tehdä hyvää työtä.

He myös kertoivat tarkistavansa referenssimme keskustelemalla suoraan nykyisten asiakkaidemme kanssa.

Saimme vielä ohjeeksi kertoa työnäytteessämme, mikä oli oikeasti olemassa ja mikä oli silkkaa slidewarea. Niemi halusi tietää, mihin oikeasti pystymme.

Panimme kaikki paukut peliin. Tutustuimme Niemen toimintaan paikan päällä. Panostimme siihen, että ymmärsimme, miten käyttäjät työtään tekevät ja miten sitä voi tehostaa. Päätimme viedä käyttöliittymän roolipohjaisuuden niin pitkälle kuin suinkin.

Töitä riitti iltamyöhään asti.

Kunnes esittelytilaisuuden aika vihdoin koitti.

Miten meille kävi? Siitä lisää ensi viikolla, tarinamme seuraavassa osassa…