Hankalat ohjelmistot ja tökkivä työnkulku hukkaavat jokaisen työntekijän kohdalla jopa tuntikausia aikaa joka viikko. Kerrannaisvaikutukset yrityksesi tuottavuuteen ovat isot.
Mutta mihin aika liian vaikeiden sovellusten kanssa tuhraantuu? Miksi työ etenee hitaammin kuin olisi mahdollista?
Kuusi syytä:
- Osaamattomuus: Käyttäjä eri tiedä mitä tehdä, epäröi toimintoja tai tekee asioita ensi kertaa.
- Järjestelmä ei tue työnkulkua: Erilaisten valikkojen, näkymien, välilehtien ja painikkeiden viidakko sekoittaa käyttäjän. Kun koko tyypillisen työnkulun (kattaa esim. 95% työhön menevästä ajasta) voisi sitoa yhteen näkymään, järjestelmä on kuitenkin rakennettu niin että jokaiselle vaiheelle on oma näkymänsä ja seuraavan vaiheen näkymään ei edes pääse suoraa edellisestä vaiheesta vaan se on etsittävä peruuttamalla ja menuja painelemalla. Tavallisesti edellisen vaiheen tiedot eivät myöskään ole valmiina vaan ne pitää ladata jostain tai syöttää uudelleen.
- Odottelu: Prosessi kestää, näkymä avautuu hitaasti, käyttäjä katselee tiimalasia ruudulla. Odotusaika on niin lyhyt, että sen aikana ei ehdi tehdä muuta hyödyllistä. Mutta kuitenkin niin pitkä, että käyttäjän ajatus katkeaa ja verenpaine alkaa kohota.
- Mystiset kentät: Käyttäjä arpoo, missä muodossa ja mitä tietoja hän moniselitteisesti nimikoituihin kenttiin syöttäisi. Syöttää tietenkin väärin ja joutuu jälkikäteen korjailemaan – kunhan ensin keksii, kuinka korjaustoiminto toimii.
- Tarpeettomat tiedot ja yliprosessointi: Tyhmä järjestelmä ei anna ennakkotietoja tai käyttökontekstin mukaista lähtöoletusta, vaan vaatii käyttäjää syöttämään tai rastittamaan kaiken mahdollisen. Tai tieto on olemassa, mutta ripoteltu pienissä erissä eri näyttöihin. Käyttäjä joutuu turhaan availemaan sulkemaan näyttöjä, vaikka kaiken saisi helposti upotettua yhteen jouhevaan näkymään.
- Ratkaisu ei tue tehokäyttöä: Joskus DOS-taustainen vanha merkkipohjainen järjestelmä toimii paremmin kuin uusi graafinen lomakehässäkkä, jossa kaiken latailu, rastittelu ja tekeminen vie hillittömän ajan. Järjestelmä pitää rakentaa juuri sen käyttäjiä varten – ja yksi avainkäyttäjäryhmä on tehokäyttäjät. Tämä tuppaa unohtumaan kaiken graafisuuden ja näennäisen helppokäyttöisyyden keskellä.
Mielenkiintoista kyllä, nämä ovat samoja tekijöitä, joita lean-tuotannossa pyritään poistamaan. Sen tavoitteena on nimenomaan minimoida hukka, poistaa odotusaika, poistaa turha, minimoida etsintään käytettävä aika ja lopettaa yliprosessointi. Samat universaalit lainalaisuudet näyttävät siis pätevän mihin tahansa työnkulkuun, aina käyttöliittymistä teollisuus- tai palveluprosesseihin saakka.
