Huh huh sentään, kuinka erpit ja liiketoimintajärjestelmät synnyttävät raportteja!
Niitä vyöryy kuin lunta Helsingin taivaalta. Kukaan ei tiedä, minne ne pitäisi loppusijoittaa. Rekkalastilliset pyörivät etsimässä paikkaa, jonne kaiken voisi dumpata sulamaan.
Yksinkertaista kaikkien työtä. Lopeta tarpeeton raportointi.
Toki tarvitset joitakin harvoja raportteja. Loput ovat kaikkien kannalta ajanhukkaa.
Hyvän raportoinnin periaatteet ovat selkeät: Kerro päämäärät; mieti kenelle kirjoitat, havainnollista – käytä graafeja ja taulukoita; huolehdi raportin saatavuudesta; kerro, kuinka tavoitteet toteutuivat raportointijaksolla. (Lue lisää perusperiaatteita tästä PriceWaterhouseCoopersin tuottamasta raportointiohjeesta.)
Mutta raportointi menee helposti liiotteluksi. Epävarma pomo ryhtyy tilaamaan lisää ja lisää raportteja.
Todellisuudessa useimmat käyttäjät, pomot mukaanlukien, tarvitset vain lyhyen statustiedon, jonka perusteella toimia. Hyvä liiketoimintajärjestelmä kirjaa kyllä kaiken aikaa taustalla tietoja ylös, jotta niitä voi tarvittaessa etsiä.
Kun et tee yhteenvetoraportteja, huomaat, ettei niitä kukaan kaipaakaan.
It:n näkökulmasta mitä tahansa raportteja voidaan tietysti tuottaa, joita bisnes keksii pyytää. Kysy kuitenkin ensin, ratkaiseeko haluttu raportti jonkin todellisen ongelman.
Useimmiten vastaus on ei. Seuraavista syistä:
1. Kukaan organisaatiossasi ei tiedä, mitä raporttien perusteella pitäisi tehdä. Kytkentä toimintaan puuttuu. Usein siksi, että raportin tehtävä onkin vain suojata omaa takapuolta, ei suinkaan saada asioita aikaan.
2. Raportit katsovat taaksepäin. Tilanne on jo ehtinyt muuttua, kun raportti on valmis ja luettu. Jos sitä nyt edes kovin moni lukea ehtii.
3. Raportointitarpeet elävät. Tunnemme tapauksen, jossa uusi pomo sai syliinsä joka viikko kasapäin edeltäjänsä edellyttämiä raportteja. Kysyttäessä kukaan ei osannut kertoa, mihin tarkoitukseen niitä oikein tehdään.
4. Raportointi laiskistaa. Se on siistiä sisätyötä, jossa vältät puhumasta kasvotusten asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa. Todelliset hommat edellyttävät oman konttorituolin unohtamista.
5. Raportti latistaa. Raportoinnin suurin haaste on se, että raportilla ei voi etukäteen todistaa uutta ideaa toimivaksi. Raportti on huono väline välittämään sitä näkemystä, uskoa ja sinnikkyyttä, jolla uuteen ideaansa uskova henkilö kääntää sen lopulta voitoksi.
